Faktoring dla HR i agencji pracy tymczasowej: finansowanie faktur i wypłat w branży kadrowej

Policzmy to na konkretnym przykładzie. Agencja oddelegowuje 30 pracowników do zakładu produkcyjnego. Miesięczny koszt wynagrodzeń wraz ze składkami wynosi 210 000 zł i musi być pokryty w terminach wynikających z przepisów: wypłaty do 10 dnia miesiąca, ZUS do 20 dnia. Tę kwotę dla własnego zespołu najłatwiej oszacować, licząc całkowity koszt zatrudnienia jednego pracownika razem ze składkami po stronie pracodawcy i mnożąc go przez liczbę osób na kontrakcie. Faktura na 250 000 zł zostaje wystawiona na koniec miesiąca z terminem 60 dni.

Przez te 60 dni agencja finansuje z własnych środków dwa pełne cykle płacowe, czyli około 420 000 zł, zanim zobaczy pierwszą złotówkę z tego kontraktu. Marża wynosi 40 000 zł miesięcznie, ale kapitał obrotowy potrzebny do jej wypracowania to dziesięciokrotność tej kwoty. To najczęstsza przyczyna, dla której rentowne agencje odmawiają przyjęcia kolejnego zlecenia.

Faktoring odwraca tę kolejność: zaliczka do 90% z faktury na 250 000 zł, czyli około 225 000 zł, trafia na konto w ciągu doby od rozstrzygnięcia aukcji. Kolejny cykl płacowy jest pokryty, a agencja może przyjąć następny kontrakt.

Finansowaniu podlegają wystawione faktury B2B z odroczonym terminem płatności. W praktyce agencji pracy oznacza to:

• Faktury za pracę tymczasową wystawione pracodawcy użytkownikowi za przepracowane godziny w danym okresie rozliczeniowym.
• Faktury za outsourcing procesów i usługi wykonywane stałym zespołem u klienta.
• Faktury za rekrutację stałą, rozliczane prowizją od zatrudnienia, zwykle z terminem 30 do 60 dni.
• Faktury za usługi towarzyszące, takie jak koordynacja, transport pracowników czy obsługa administracyjna, jeśli wystawiasz je oddzielnie.

Nie sfinansujesz przyszłych godzin, których jeszcze nie zafakturowałeś, ani zamówienia na obsadę bez wystawionego dokumentu. Podstawą jest faktura za świadczenie już wykonane. Jeżeli rozliczasz się z klientem w krótkich cyklach tygodniowych, zgłaszaj do finansowania każdą fakturę osobno w modelu opisanym na stronie faktoring pojedynczych faktur.

Płacisz abonament planu (Mikro 149 zł miesięcznie z prowizją 1,9%, Biznes 390 zł z prowizją 1,2%, Skala 990 zł z prowizją 0,9%) oraz dyskonto ustalone w aukcji, typowo 0,9 do 1,4% za 30 dni. Agencje z powtarzalnym, wysokim wolumenem faktur niemal zawsze wychodzą najlepiej na planie Skala, gdzie prowizja 0,9% przy fakturze na 250 000 zł oznacza 2 250 zł zamiast 4 750 zł w planie Mikro.

Przykład pełnego rachunku: faktura 250 000 zł, termin 60 dni, dyskonto wylicytowane na 1,0% za 30 dni. Dyskonto za dwa miesiące to 5 000 zł, prowizja planu Skala 2 250 zł, abonament 990 zł. Razem około 8 240 zł, czyli 3,3% wartości faktury. Przy marży agencyjnej rzędu 16% na tym kontrakcie finansowanie zjada około jednej piątej marży, a w zamian pozwala obsłużyć kolejne zlecenie tym samym kapitałem. Własne liczby sprawdzisz w kalkulatorze faktoringu, a stawki planów w cenniku.

Najtańszy wariant to faktoring z regresem. Przy nowym pracodawcy użytkowniku, którego nie znasz, rozważ wariant pełny opisany na stronie faktoring pełny i niepełny.

Agencje pracy fakturują duże kwoty, więc procent robi tu realną różnicę w złotówkach. Weźmy typową miesięczną fakturę za obsługę kadrową na 120 000 zł brutto z terminem 60 dni i policzmy ją w planie Skala.

Przy marży agencji pracy tymczasowej liczonej zwykle w kilkunastu procentach narzutu na koszt pracownika, 3% za dwa miesiące finansowania jest kosztem porównywalnym z jedną nieudaną rekrutacją. Warto jednak zestawić go z alternatywą, którą najczęściej jest opóźnienie wypłat, a to w tej branży kosztuje utratę pracowników w ciągu tygodni.

Zwróć uwagę, że dyskonto naliczamy od wypłaconej zaliczki, a nie od kwoty brutto całej faktury. Część faktorów liczy odsetki od pełnej wartości, mimo że wypłacają do 90%, co przy tej fakturze podnosi rachunek o kilkaset złotych. Kto jak nalicza, rozkładamy w porównaniu firm faktoringowych w Polsce. Własną fakturę policzysz w kalkulatorze faktoringu. Pełny rachunek dla większego zlecenia, razem z kalendarzem wypłat i składek ZUS, rozkładamy w artykule o tym, ile kosztuje faktoring dla agencji pracy tymczasowej.

Luka gotówkowa nie dotyczy wyłącznie agencji pracy tymczasowej. Ten sam mechanizm uderza w firmy outsourcingu procesów kadrowych i płacowych, agencje rekrutacyjne rozliczane w modelu success fee oraz firmy szkoleniowe realizujące kontrakty dla dużych zleceniodawców.

W rekrutacji stałej problem wygląda inaczej, ale boli podobnie. Fakturę wystawiasz po zatrudnieniu kandydata, klient płaci po 60 dniach, a często dochodzi jeszcze okres gwarancji, w którym część wynagrodzenia jest warunkowa. Praca rekrutera została jednak wykonana i opłacona miesiące wcześniej. Faktoring pozwala odzyskać środki z części bezwarunkowej, nie czekając na koniec gwarancji.

Przy outsourcingu kadr i płac dochodzi skala: obsługujesz kilkuset pracowników klienta, ponosisz koszty stałe zespołu i licencji, a przychód spływa z opóźnieniem dwóch miesięcy. Finansowanie faktur pozwala przyjmować kolejne kontrakty bez czekania, aż poprzednie się rozliczą, co jest najczęstszym hamulcem wzrostu w tej branży.

Niezależnie od podtypu działalności zasada oceny jest ta sama: finansujący patrzy przede wszystkim na wypłacalność Twojego klienta, a nie na historię kredytową agencji. Jeśli Twoja firma jest młoda albo ma zaległości, sprawdź faktoring bez badania zdolności kredytowej. Gdy nie chcesz, żeby klient dowiedział się o finansowaniu, zobacz faktoring cichy.