Ile kosztuje faktoring dla agencji pracy tymczasowej i jak sfinansować wypłaty przed zapłatą klienta

Faktoring dla agencji pracy tymczasowej kosztuje dziś zwykle od 2,8 do 4,1% wartości faktury przy standardowym w tej branży terminie 60 dni. Na fakturze 180 000 zł za obsadę zlecenia daje to od około 5 100 do 7 300 zł netto. To cena za zamknięcie luki, która w agencji pracy jest większa niż w jakiejkolwiek innej branży usługowej: wynagrodzenia i składki wychodzą z konta w ciągu 20 dni od zakończenia miesiąca, a pieniądze od klienta wpływają po dwóch miesiącach.

Dlaczego akurat agencja pracy ma najgorszy kalendarz gotówki

Zwykła firma usługowa fakturuje po wykonaniu pracy i czeka na przelew. Agencja pracy tymczasowej robi to samo, tylko wcześniej musi wypłacić pieniądze cudzym pracownikom, i to w terminach narzuconych ustawowo, a nie umownych.

Wygląda to tak. Art. 85 § 2 Kodeksu pracy nakazuje wypłacić wynagrodzenie za miniony miesiąc niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Zaraz potem przychodzi ZUS: płatnicy posiadający osobowość prawną, czyli spółki z o.o. i akcyjne, płacą składki do 15 dnia miesiąca, pozostali płatnicy do 20 dnia. Tego samego 20 dnia trzeba przekazać zaliczki na PIT od wypłaconych wynagrodzeń.

Czyli: do 10 dnia wychodzą wypłaty, do 15 albo 20 składki i zaliczki, a faktura za ten sam miesiąc pracy jest opłacana przez klienta dopiero po 60 dniach. Agencja finansuje więc z własnej kieszeni pełny koszt osobowy przez około siedem tygodni, i robi to co miesiąc, przy każdym kolejnym cyklu.

Termin 60 dni nie jest przy tym złośliwością zamawiającego. Art. 7 ust. 2a ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stanowi, że termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, jeżeli dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni. Duże zakłady produkcyjne i sieci logistyczne, czyli typowi klienci agencji, ustawiają więc termin dokładnie na tej granicy. Jest legalny, i jest maksymalny.

Ile to kosztuje na konkretnej fakturze

Weźmy agencję obsadzającą zmiany w zakładzie produkcyjnym: 40 pracowników tymczasowych, faktura za miesiąc 180 000 zł brutto, termin płatności 60 dni. Poniżej koszt finansowania tej jednej faktury w trzech planach, przy zaliczce 90% i dyskoncie od 0,9 do 1,4% za 30 dni, liczonym od wypłaconej zaliczki.

Do tego dochodzi abonament planu i VAT 23%, który czynny podatnik odlicza, więc realnym kosztem zostaje kwota netto. Jeśli Twoja agencja korzysta ze zwolnienia z VAT, podatek zostaje po Twojej stronie i podnosi rachunek o niecałe 23%. Rozkładamy to na czynniki na stronie o tym, jak wygląda faktoring a VAT.

Przy fakturze 180 000 zł zaliczka 90% to 162 000 zł na koncie zwykle w ciągu doby. Pokrywa wypłaty, składki i zaliczki na PIT z zapasem, a resztę rozliczasz po zapłacie klienta.

Dlaczego kredyt obrotowy zwykle odpada, a faktoring nie

Agencja pracy jest dla banku trudnym klientem i nie ma w tym nic osobistego. Struktura kosztów jest w tej branży skrajnie osobowa: 80 do 90% wartości faktury to wynagrodzenia i składki, a majątku trwałego pod zabezpieczenie praktycznie nie ma. Nie ma maszyn, nie ma floty, nie ma magazynu. Zdolność kredytowa liczona klasycznie wypada więc słabo, nawet gdy agencja od lat obsługuje ten sam duży zakład i nigdy nie miała problemu ze spłatą.

Faktoring odwraca perspektywę oceny. Finansujący patrzy przede wszystkim na to, kto ma zapłacić fakturę, a nie na to, ile masz aktywów. Jeżeli Twoim odbiorcą jest duży zakład produkcyjny z historią terminowych płatności, jest to dokładnie ten profil ryzyka, który faktorzy lubią. Dlatego agencje, które w banku słyszą odmowę, na finansowaniu faktur wychodzą zwykle bez problemu. Szerzej opisujemy ten mechanizm na stronie o faktoringu dla agencji pracy tymczasowej i branży HR.

Drugi powód jest bilansowy. Faktoring bez regresu, przy realnym przeniesieniu ryzyka, nie tworzy zobowiązania finansowego wobec faktora, więc nie psuje wskaźnika zadłużenia w sprawozdaniu. Kredyt obrotowy tworzy je zawsze. Dla agencji startującej w przetargach, gdzie zamawiający patrzy na sprawozdanie finansowe, bywa to różnica między dopuszczeniem a odrzuceniem oferty.

Co realnie podnosi i obniża cenę

Cztery rzeczy decydują o tym, czy wylądujesz przy dolnej czy górnej granicy widełek.

• Termin płatności. Dyskonto jest liczone za czas finansowania, więc faktura na 60 dni kosztuje dwa razy tyle co na 30. Jeśli masz w portfelu klientów z krótszymi terminami, zgłaszaj ich faktury osobno, zamiast uśredniać.
• Kto jest odbiorcą. Duży, znany zakład z czystą historią płatniczą ściąga dyskonto w dół najmocniej ze wszystkich czynników. Rozdrobniony portfel małych klientów działa odwrotnie.
• Wariant jawny czy cichy. Zawiadomienie odbiorcy o cesji obniża ryzyko finansującego, więc jest tańsze. Faktoring cichy kosztuje nieco więcej, ale bywa jedynym wyjściem, gdy nie chcesz sygnalizować klientowi, że korzystasz z finansowania.
• Regres. Wariant bez regresu, w którym finansujący przejmuje ryzyko niewypłacalności odbiorcy, jest droższy o zauważalną marżę. Przy jednym dużym kliencie generującym większość obrotu bywa jednak wart tej dopłaty, bo jego upadłość oznaczałaby dla agencji koniec.

Policz swój przypadek w kalkulatorze faktoringu, zanim zaczniesz zbierać oferty. Rynkowe pasma stawek dla porównania zebraliśmy na stronie o kosztach faktoringu.

Pułapka, o którą potyka się najwięcej agencji: zakaz cesji

To jest najczęstszy powód, dla którego finansowanie faktury nie dochodzi do skutku, i prawie zawsze wychodzi na jaw za późno, kiedy pieniądze są już potrzebne.

Art. 509 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala przenieść wierzytelność bez zgody dłużnika, ale robi zastrzeżenie: chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. Duże korporacje i podmioty publiczne rutynowo wpisują do umów ramowych klauzulę zakazującą cesji bez pisemnej zgody. W umowach o obsadę zmian jest to zapis niemal standardowy, ukryty zwykle w postanowieniach końcowych.

Trzy praktyczne wnioski. Po pierwsze, sprawdź ten zapis w każdej umowie ramowej, zanim policzysz na finansowaniu faktury z tego kontraktu. Po drugie, zgodę na cesję da się zwykle uzyskać, a moment na to jest jeden: przy negocjowaniu umowy, nie wtedy, gdy zabrakło na wypłaty. Po trzecie, klauzula zakazu cesji wyklucza także wariant cichy, bo cesja zostaje zawarta niezależnie od tego, czy odbiorca o niej wie.

Warto przy okazji sprawdzić drugą stronę umowy: zapisy o karach za nieobsadzenie zmiany i o terminie kwestionowania faktury. Klient, który ma umowne 14 dni na zgłoszenie zastrzeżeń, potrafi tym terminem przesunąć wymagalność, a to zmienia rachunek finansowania.

Czy faktoring opłaca się przy marży agencji pracy

Marże w tej branży są cienkie, więc pytanie jest uzasadnione. Typowy narzut agencji na koszt pracownika mieści się w kilkunastu procentach, a koszt finansowania na poziomie 3% wartości faktury zjada z tego zauważalną część.

Rachunek trzeba jednak zestawić z alternatywami, a nie z zerem. Alternatywy są trzy i każda ma swoją cenę. Można nie brać zlecenia, i wtedy marża wynosi zero. Można opóźnić wypłaty, i wtedy dochodzą odsetki, kary z kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz rzecz najdroższa: pracownicy tymczasowi odchodzą do agencji, która płaci na czas, a odbudowa obsady kosztuje więcej niż finansowanie. Można wreszcie ograniczyć skalę do tego, co da się sfinansować z własnych środków, i oddać rosnące zlecenia konkurencji.

Praktyczny próg wygląda tak: jeżeli narzut agencji przekracza 12%, a faktoring kosztuje 3%, finansowanie zostawia sensowną marżę i pozwala przyjąć zlecenie, którego inaczej nie dałoby się obsłużyć. Jeżeli narzut zszedł do 6 czy 7%, problemem nie jest koszt finansowania, tylko cena kontraktu, i to ją trzeba renegocjować.

Jest jeszcze efekt, którego nie widać w arkuszu. Agencja z zapewnionym finansowaniem może przyjąć zlecenie na 60 pracowników zamiast na 25, bo nie ogranicza jej stan konta w połowie miesiąca. W branży, w której o kontrakt walczy się zdolnością do obsadzenia całej zmiany od poniedziałku, to bywa argument decydujący. Tempo pozyskiwania ludzi staje się wtedy wąskim gardłem zamiast gotówki, a to problem, który rozwiązuje się automatyzacją rekrutacji i selekcji kandydatów, a nie kolejnym kredytem.

Od czego zacząć, jeśli finansujesz wypłaty po raz pierwszy

Zacznij od jednej faktury, nie od umowy ramowej na cały portfel. Wybierz fakturę wystawioną na największego i najbardziej wiarygodnego odbiorcę, bo to on decyduje o cenie, i zgłoś ją do wyceny. Zobaczysz realną stawkę dla swojego profilu, zamiast szacować z widełek.

Przygotuj trzy rzeczy: fakturę z odroczonym terminem płatności, umowę albo zamówienie potwierdzające zlecenie oraz numer wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, bo prowadzenie agencji pracy tymczasowej wymaga wpisu do KRAZ i finansujący zwykle o niego pyta. Weryfikacja faktury i kontrahenta zajmuje u nas zwykle do 2 godzin w dni robocze, a zaliczka trafia na konto w ciągu jednej doby roboczej.

Model giełdowy działa tu na Twoją korzyść z jednego powodu: zamiast wysyłać zapytania do kilku firm faktoringowych i porównywać oferty liczone różnymi wzorami, zgłaszasz fakturę raz, a finansujący licytują dyskonto w dół. Przy powtarzalnym miesięcznym cyklu agencji różnica kilku dziesiątych procenta na każdej fakturze robi w skali roku konkretną kwotę.