Ubezpieczenie należności handlowych a faktoring z ubezpieczeniem: koszt i ochrona faktur

Ubezpieczenie należności to umowa między Twoją firmą a zakładem ubezpieczeń, w której ubezpieczyciel zobowiązuje się pokryć stratę powstałą z braku zapłaty przez odbiorcę. Mechanizm opiera się na czterech elementach i wszystkie cztery decydują o tym, ile realnie dostaniesz.

• Limit kredytowy na odbiorcę. Ubezpieczyciel osobno ocenia każdego z Twoich kontrahentów i przyznaje mu kwotę, do której odpowiada. Sprzedaż ponad ten limit jest nieubezpieczona, nawet jeśli polisa obejmuje cały obrót. Limit można obniżyć albo cofnąć w trakcie trwania umowy, gdy kondycja odbiorcy się pogorszy.
• Udział własny. Część straty zawsze zostaje po Twojej stronie. W zestawieniach brokerskich najczęściej spotyka się przedział od 10 do 20% wartości szkody. To dlatego procent odszkodowania, o którym mówi Allianz Trade na własnej stronie, mieści się zazwyczaj w przedziale od 80 do 90% wartości niezapłaconej faktury.
• Karencja, czyli okres oczekiwania. Ubezpieczyciel nie wypłaca odszkodowania w dniu, w którym minął termin płatności. Zestawienia warunków rynkowych podają najczęściej od 90 do 180 dni ponad termin, zanim szkoda w ogóle podlega zgłoszeniu, a potem kolejne 30 do 60 dni od zatwierdzenia do przelewu.
• Obowiązki po Twojej stronie. Polisa nakłada terminy: zgłoszenie opóźnienia, wstrzymanie dalszych dostaw do dłużnika, wszczęcie windykacji. Przekroczenie terminu zgłoszenia, w praktyce od 30 do 90 dni od powstania szkody, kończy się odmową wypłaty.

Innymi słowy polisa jest instrumentem zarządzania ryzykiem, a nie źródłem gotówki. Chroni rachunek zysków i strat przed jednym dużym odpisem. Nie chroni rachunku bankowego przed pustką w miesiącu, w którym musisz zapłacić ZUS i pensje.

To są dwa różne produkty rozwiązujące dwa różne problemy, które przedsiębiorcy mylą, bo oba pojawiają się w rozmowie o niepłacących kontrahentach. Poniżej różnice, które faktycznie zmieniają decyzję.

Najkrócej: polisa jest zabezpieczeniem księgowym, faktoring pełny jest zabezpieczeniem księgowym i kasowym jednocześnie. Jeśli Twoim problemem jest to, że pieniądze przychodzą za późno, polisa go nie rozwiąże, choćby była najtańsza.

Faktoring pełny zawsze stoi na jakiejś polisie, tylko rzadko mówi się wprost, na czyjej. Rynek działa w dwóch modelach i to rozróżnienie ma bezpośrednie skutki finansowe.

Model pierwszy: polisa faktora. Finansujący ma własną umowę ubezpieczenia należności i to on zgłasza odbiorców do limitów, płaci składkę i prowadzi likwidację szkody. Ty widzisz jedną cenę: dyskonto plus prowizja za przejęcie ryzyka. Tak działa oferta Pekao opisana jako faktoring pełny z polisą faktora, tak też funkcjonuje domyślny wariant KUKE Finance S.A., członka Polskiego Związku Faktorów, który zaliczkuje do 90% wartości faktury na podstawie polisy zawartej z KUKE. Ten model wybiera zdecydowana większość małych i średnich firm, bo nie wymaga niczego poza podpisaniem umowy faktoringu.

Model drugi: Twoja polisa, scedowana na faktora. Jeśli masz już ubezpieczenie należności, faktor może oprzeć ochronę na nim. Podpisujesz wtedy nie tylko umowę faktoringu, ale też porozumienie z ubezpieczycielem, na podstawie którego faktor przejmuje uprawnienia i obowiązki z polisy: to on będzie dochodził wypłaty przed towarzystwem. KUKE Finance nazywa to wprost możliwością wykorzystania istniejącej polisy klienta. Cena faktoringu bywa wtedy niższa, bo faktor nie doliczy własnej składki, ale pojawiają się trzy haczyki, które trzeba przeczytać przed podpisem.

• Udział własny zostaje przy Tobie. Polisa wypłaci 80 do 90% straty, więc różnicę finansujący najczęściej rozliczy z Tobą. To nie jest wtedy pełny brak regresu, tylko brak regresu do wysokości ochrony ubezpieczeniowej.
• Limity ubezpieczyciela stają się limitami faktoringu. Odbiorca bez limitu kredytowego w Twojej polisie nie zostanie sfinansowany w wariancie pełnym, choćby był największym klientem.
• Twoje zaniedbanie kosztuje faktora, a faktor policzy to Tobie. Jeśli nie dopełnisz obowiązku z polisy, na przykład nie zgłosisz opóźnienia w terminie i ubezpieczyciel odmówi wypłaty, umowa faktoringu zwykle przewiduje, że odpowiedzialność wraca do Ciebie.

Wniosek praktyczny: model z polisą faktora jest prostszy i przewidywalny, model z polisą własną bywa tańszy przy dużym, stabilnym obrocie. Przy jednej lub kilku fakturach miesięcznie rachunek prawie zawsze wychodzi na korzyść tego pierwszego, bo minimalna składka roczna własnej polisy zjada całą oszczędność. Szczegóły samego wariantu opisuje strona faktoring pełny bez regresu.

Przy sprzedaży za granicę dochodzi warstwa, której polisa krajowa nie obejmuje: ryzyko polityczne, czyli sytuacja, w której odbiorca jest wypłacalny, ale zapłata nie dociera z powodu decyzji administracyjnej, zakazu transferu walut albo konfliktu. Tym zajmuje się KUKE S.A. w ramach ubezpieczeń gwarantowanych przez Skarb Państwa, prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o gwarantowanych przez Skarb Państwa ubezpieczeniach eksportowych.

Nowelizacja tej ustawy, podpisana przez Prezydenta 8 września 2023 roku, rozszerzyła zakres o kilka rzeczy istotnych dla eksporterów. Doszło ubezpieczenie zwrotu zaliczki przy imporcie z krajów o ryzyku nierynkowym, obejmujące, jak podaje sama KUKE, około 160 państw zaliczanych do rynków wschodzących. Ochroną objęto także polskie oddziały przedsiębiorców zagranicznych, na równi z przedsiębiorcami polskimi, oraz projekty transformacji energetycznej realizowane na terytorium Polski.

Dla firmy sprzedającej w euro albo dolarze rachunek wygląda jednak podobnie jak w kraju: polisa domyka ryzyko, ale nie skraca oczekiwania na pieniądze, a przy transakcjach walutowych dochodzi jeszcze ekspozycja kursowa przez cały okres oczekiwania. Jak to policzyć, opisuje faktoring eksportowy oraz artykuł o tym, jak faktoring wpływa na różnice kursowe.

Ujęcie jest proste, ale kolejność zdarzeń bywa myląca, bo składka i odszkodowanie trafiają do ksiąg w różnych okresach.

• Składka. Koszt okresu, rozliczany w czasie proporcjonalnie do okresu ochrony, jeśli polisa przechodzi na kolejny rok obrotowy. Ujmowana w pozostałych kosztach operacyjnych albo w kosztach finansowych, zależnie od przyjętej polityki rachunkowości.
• Należność, która przestaje być pewna. Zanim ubezpieczyciel cokolwiek wypłaci, jednostka tworzy odpis aktualizujący wartość należności w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Odpis jest kosztem bilansowym; kosztem podatkowym staje się dopiero po uprawdopodobnieniu nieściągalności w sposób wskazany w ustawie o podatku dochodowym.
• Odszkodowanie. Przychód w dacie otrzymania albo w dacie uznania roszczenia przez ubezpieczyciela, w pozostałych przychodach operacyjnych.
• Wynik netto. W dobrym scenariuszu odpis i odszkodowanie znoszą się do wysokości pokrycia, a w kosztach zostaje udział własny plus składka.

W faktoringu pełnym rachunek wygląda inaczej, bo nie tworzysz odpisu: wierzytelność zostaje sprzedana i schodzi z bilansu w momencie wypłaty zaliczki, a różnica między wartością nominalną a otrzymaną kwotą jest kosztem finansowym. Dekrety krok po kroku opisuje artykuł o księgowaniu faktoringu, a kwestie VAT i PCC przy zbyciu wierzytelności zebraliśmy w tekście o sprzedaży wierzytelności a VAT i PCC.