Kontrahent nie zapłacił faktury objętej faktoringiem: co się dzieje krok po kroku

Krótka odpowiedź: nie dzieje się nic gwałtownego. Faktor najpierw prowadzi monitoring i przypomina dłużnikowi o zapłacie przez cały okres regresowy, czyli zwykle od 14 do 60 dni po terminie płatności. Dopiero po jego upływie następuje rozstrzygnięcie, a jego treść zależy od wariantu: w faktoringu niepełnym zwracasz zaliczkę i odzyskujesz wierzytelność, w faktoringu pełnym zaliczki nie zwracasz, bo ryzyko niewypłacalności przejął finansujący. Jest jednak trzeci scenariusz, o którym mówi się najmniej, a który w praktyce zdarza się najczęściej: odbiorca ma pieniądze, tylko kwestionuje fakturę. Wtedy ochrona wariantu pełnego nie działa.

Poniżej rozkładamy cały przebieg na etapy, tak jak wygląda naprawdę, razem z terminami i z tym, co możesz na każdym etapie zrobić.

Etap pierwszy: mija termin płatności

Sam fakt przekroczenia terminu nie uruchamia żadnej procedury zwrotowej. W polskich realiach opóźnienia są codziennością, a większość faktur po prostu spływa kilka lub kilkanaście dni po terminie. Umowy faktoringowe są pod tym kątem skonstruowane rozsądnie: przewidują karencję, w której finansujący zajmuje się przypominaniem i miękką windykacją, a Ty nie robisz nic.

W faktoringu jawnym monitoring prowadzi faktor bezpośrednio wobec dłużnika, bo to on jest wierzycielem i to na jego rachunek ma wpłynąć przelew. W faktoringu cichym jest inaczej: kontrahent nie wie o cesji, więc kontakt utrzymujesz Ty, a faktor oczekuje od Ciebie informacji o statusie płatności. To istotna różnica operacyjna, o której warto pamiętać przy wyborze wariantu.

Praktyczna rada na ten etap: nie czekaj biernie do końca karencji. Telefon w trzecim dniu po terminie rozwiązuje więcej spraw niż wezwanie w trzydziestym, bo najczęstsze przyczyny opóźnienia są banalne, czyli zagubiona faktura, brak numeru zamówienia, nieobecność osoby akceptującej.

Etap drugi: okres regresowy dobiega końca

Okres regresowy to zapisany w umowie czas po terminie płatności, w którym finansujący czeka, prowadzi monitoring i jeszcze nie sięga po żadne uprawnienia. Najczęściej wynosi od 14 do 60 dni, a jego długość jest jednym z tych parametrów oferty, na które warto patrzeć równie uważnie jak na samo dyskonto. Dłuższa karencja to więcej czasu na spokojne dogadanie się z kontrahentem.

Pod koniec tego okresu faktor zwykle eskaluje: wysyła formalne wezwanie do zapłaty, nalicza odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i informuje Cię, że zbliża się moment rozstrzygnięcia. To jest właściwy czas na decyzję, czy sprawa nadaje się do ugody, rozłożenia na raty, czy raczej do dochodzenia należności.

Etap trzeci, wariant niepełny: regres, czyli zwrot zaliczki

W faktoringu niepełnym z regresem ryzyko braku zapłaty od początku zostaje po Twojej stronie i to jest powód, dla którego ten wariant jest najtańszy. Jeżeli po okresie regresowym faktura nadal pozostaje nieopłacona, finansujący korzysta z regresu: wzywa Cię do zwrotu wypłaconej zaliczki, a wierzytelność wraca do Twojej firmy razem z prawem do jej dochodzenia.

Warto rozumieć, co to naprawdę oznacza finansowo. Nie ponosisz kary ani dodatkowego kosztu ryzyka. Wracasz do sytuacji, w której byłbyś, gdybyś faktury w ogóle nie finansował, z tą różnicą, że przez kilkadziesiąt dni miałeś do dyspozycji gotówkę i zapłaciłeś za nią dyskonto. Dług kontrahenta nie znika i nadal możesz go dochodzić.

Rozliczenie wygląda zwykle tak, że faktor potrąca kwotę zwrotu z najbliższych wypłat za kolejne finansowane faktury albo wzywa do przelewu w wyznaczonym terminie. Jeżeli finansujesz regularnie, potrącenie jest bezbolesne operacyjnie. Jeżeli była to faktura jednorazowa, przygotuj się na jednorazowy wydatek i uwzględnij ten scenariusz w planowaniu płynności.

Gdy odzyskany dług trafia już na drogę sądową i egzekucyjną, zasady sprzedaży takiej wierzytelności są odrębnym tematem: rozkładamy je w poradniku o tym, jak działa cesja wierzytelności przy egzekucji komorniczej.

Etap trzeci, wariant pełny: del credere i jego granice

W faktoringu pełnym bez regresu rozstrzygnięcie jest odwrotne: zaliczki nie zwracasz, a strata obciąża finansującego. Za tę ochronę zapłaciłeś wcześniej opłatę del credere wliczoną w stawkę, a odbiorca musiał mieć przyznany limit. Dochodzenie należności przechodzi na finansującego i to już nie Twoje zmartwienie.

Jest jednak warunek, który przesądza o wszystkim, i to on jest najczęstszym źródłem sporów: ochrona dotyczy niewypłacalności dłużnika, a nie każdego powodu braku zapłaty. Del credere pokrywa sytuację, w której kontrahent nie ma z czego zapłacić, na przykład ogłosił upadłość, wszedł w restrukturyzację albo trwale zaprzestał regulowania zobowiązań. Nie pokrywa natomiast sytuacji, w której kontrahent pieniądze ma, ale odmawia zapłaty.

Stąd wniosek, który brzmi nudno, a ma realną wartość pieniężną: w wariancie pełnym porządna dokumentacja wykonania zlecenia jest częścią zabezpieczenia. Podpisany protokół odbioru, potwierdzenie dostawy, akceptacja zakresu prac mailem. To one przesądzają, czy brak zapłaty zostanie zakwalifikowany jako niewypłacalność objęta ochroną, czy jako spór handlowy poza nią.

Scenariusz najczęstszy: odbiorca kwestionuje fakturę

Statystycznie to nie upadłość jest głównym powodem, dla którego faktury nie są płacone, tylko spór. Kontrahent twierdzi, że zakres był inny, że towar miał wadę, że termin został przekroczony i należy mu się kara umowna, albo że w ogóle nie zamawiał tej pozycji. Z punktu widzenia faktoringu to sytuacja niekorzystna w każdym wariancie, bo wierzytelność staje się sporna, a sporna wierzytelność wypada spod ochrony.

Co robić, gdy taki zarzut się pojawi. Po pierwsze, odpowiedz na piśmie i szybko, bo milczenie bywa później interpretowane jako uznanie zarzutu. Po drugie, oddziel część bezsporną od spornej: jeżeli spór dotyczy jednej pozycji z dziesięciu, żądaj zapłaty pozostałych i zaproponuj wystawienie korekty na sporną. Po trzecie, poinformuj finansującego, zamiast czekać, aż sam się zorientuje. Umowy faktoringowe zwykle nakładają obowiązek zgłoszenia sporu, a jego zatajenie potrafi kosztować więcej niż sam spór.

Jak zmniejszyć ryzyko, zanim wystawisz fakturę

Większość strat na należnościach da się ograniczyć decyzjami podjętymi przed sprzedażą, a nie po terminie płatności.

• Sprawdź odbiorcę zanim udzielisz kredytu kupieckiego. KRS, sprawozdania finansowe, rejestry dłużników, biała lista podatników VAT. Jak to zrobić sprawnie, opisujemy w poradniku o tym, jak sprawdzić kontrahenta.
• Ustal limit kupiecki na klienta i trzymaj się go. Koncentracja jednego odbiorcy powyżej jednej trzeciej obrotu to najczęstsza przyczyna, dla której upadłość klienta zabiera ze sobą dostawcę.
• Dokumentuj odbiór. Protokół, potwierdzenie dostawy, akceptacja mailem. Bez tego każdy zarzut jakościowy staje się sporem, którego nie umiesz obalić.
• Przy dużych kontraktach rozważ mocniejsze zabezpieczenie. Oświadczenie dłużnika o poddaniu się egzekucji złożone w formie aktu notarialnego stanowi tytuł egzekucyjny w rozumieniu art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego, więc pozwala pominąć wieloletni proces i przejść od razu do nadania klauzuli wykonalności. Przy jednorazowej fakturze na kilka tysięcy złotych to przesada, przy kontrakcie na kilkaset tysięcy bywa najtańszym ubezpieczeniem, jakie można kupić.
• Dobierz wariant do konkretnego odbiorcy. Stały klient płacący terminowo od lat: wariant z regresem, taniej. Nowy kontrahent bez historii albo duża pojedyncza faktura: wariant pełny, bezpieczniej. Na giełdzie faktur decydujesz osobno o każdej fakturze, więc nie musisz wybierać jednego modelu dla całego portfela.

Najczęstsze pytania

Co się dzieje, gdy kontrahent nie zapłaci faktury objętej faktoringiem? Najpierw biegnie okres regresowy, zwykle od 14 do 60 dni po terminie, w którym faktor prowadzi monitoring i wzywa dłużnika do zapłaty. Po jego upływie w faktoringu niepełnym zwracasz zaliczkę i odzyskujesz wierzytelność, a w faktoringu pełnym zaliczki nie zwracasz, o ile powodem braku zapłaty jest niewypłacalność dłużnika, a nie spór o fakturę.

Czy w faktoringu z regresem zapłacę karę, jeśli dłużnik nie zapłaci? Nie, regres to zwrot wypłaconej zaliczki, a nie sankcja. Wracasz do sytuacji sprzed finansowania, zachowujesz prawo do dochodzenia długu od kontrahenta, a jedynym poniesionym kosztem pozostaje dyskonto za czas, przez który korzystałeś z gotówki. Faktorzy zwykle rozliczają zwrot przez potrącenie z kolejnych wypłat.

Ile trwa okres regresowy? W praktyce rynkowej od 14 do 60 dni po terminie płatności, w zależności od umowy z konkretnym finansującym. Dłuższa karencja daje więcej czasu na dogadanie się z kontrahentem, dlatego warto porównywać ten parametr ofert, a nie tylko wysokość dyskonta.

Czy faktoring pełny zadziała, gdy odbiorca kwestionuje jakość dostawy? Nie. Ochrona del credere obejmuje niewypłacalność dłużnika, czyli brak środków, a nie odmowę zapłaty z powodów merytorycznych. Spór o jakość, zakres lub termin sprawia, że wierzytelność staje się sporna i wychodzi spod ochrony, a zaliczkę zwracasz tak jak w wariancie z regresem.

Czy mogę sprzedać fakturę, która jest już przeterminowana? Finansowanie na giełdzie dotyczy faktur jeszcze niewymagalnych, z odroczonym terminem płatności. Wierzytelność przeterminowaną można zbyć, ale z dużo większym dyskontem, bo jej wartość rynkowa spadła, a nabywca kupuje razem z nią ryzyko i koszt dochodzenia. Mechanizm samej transakcji opisuje strona o sprzedaży faktur.

Czy niezapłacona faktura odbiera mi możliwość dalszego finansowania? Zwykle nie, ale wpływa na ocenę tego konkretnego odbiorcy. Faktorzy obniżają lub cofają limit na dłużnika, który nie zapłacił, natomiast pozostała część Twojego portfela finansowana jest dalej. Właśnie dlatego rozproszenie odbiorców opłaca się nie tylko sprzedażowo, ale i finansowo.

Co z tego wynika

Brak zapłaty od kontrahenta to sytuacja, którą faktoring porządkuje, a nie tworzy. W wariancie z regresem kupujesz czas i gotówkę, ryzyko zostaje u Ciebie. W wariancie pełnym kupujesz dodatkowo ochronę przed niewypłacalnością, ale nie przed sporem, i płacisz za to del credere. Świadomy wybór między nimi robi się dopiero wtedy, gdy patrzysz na konkretnego odbiorcę, a nie na produkt w ogóle.

Różnice obu wariantów zestawiliśmy obok siebie na stronie faktoring pełny i niepełny, strukturę opłat rozkładamy w opisie kosztów faktoringu, a koszt swojej faktury policzysz w kalkulatorze faktoringu. Na giełdzie wystawiasz niezapłaconą fakturę, faktorzy i inwestorzy licytują dyskonto w dół, a Ty wybierasz ofertę i odbierasz do 90% kwoty, zwykle w ciągu doby.