Jak sprawdzić kontrahenta przed transakcją z odroczonym terminem płatności

Jak sprawdzić kontrahenta? Zacznij od bezpłatnych rejestrów państwowych: CEIDG lub KRS potwierdzą, że firma istnieje i kto ją reprezentuje, biała lista VAT zweryfikuje status podatnika i rachunek bankowy, a Krajowy Rejestr Zadłużonych pokaże postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne. Dopiero potem, przy większych kwotach, warto dopłacić za raport z biura informacji gospodarczej. Cała podstawowa weryfikacja zajmuje około 20 minut i jest najtańszym ubezpieczeniem od niezapłaconej faktury.

Krok 1: rejestry państwowe, czyli weryfikacja za darmo

Na co patrzeć w praktyce? W CEIDG i KRS sprawdź, czy osoba podpisująca umowę faktycznie może reprezentować firmę i czy działalność nie jest zawieszona. Na białej liście zweryfikuj rachunek do przelewu: płatność powyżej 15 000 zł na konto spoza wykazu ma konsekwencje podatkowe. W eKRS pobierz ostatnie sprawozdanie finansowe: spadające przychody przy rosnących zobowiązaniach to klasyczny obraz firmy wpadającej w spiralę zadłużenia.

Krok 2: biura informacji gospodarczej i giełdy długów

Rejestry państwowe pokazują stan formalny, ale nie powiedzą, czy firma płaci faktury. Do tego służą biura informacji gospodarczej: KRD, BIG InfoMonitor i ERIF. Raport o firmie pokazuje zgłoszone przeterminowane zobowiązania, a często również historię zapytań innych wierzycieli. Uzupełnieniem są internetowe giełdy wierzytelności: jeżeli dług kontrahenta jest wystawiony na sprzedaż, ktoś już stracił nadzieję na polubowną zapłatę. Raporty z BIG są płatne, ale przy fakturze na kilkadziesiąt tysięcy złotych kilkanaście złotych za raport to koszt pomijalny. Jeżeli weryfikacja wypadnie źle dopiero po wystawieniu faktury, sprawdź, co zrobić, gdy kontrahent nie zapłacił faktury w terminie.

Krok 3: sygnały ostrzegawcze poza rejestrami

• Presja na czas. Kontrahent nalega na natychmiastowy start współpracy i zniechęca do formalności.
• Bardzo młoda spółka do dużego zlecenia. Podmiot zarejestrowany kilka tygodni temu, kapitał minimalny, wirtualne biuro i od razu zamówienie na wysoką kwotę.
• Częste zmiany w KRS. Rotacja zarządu, zmiany nazwy i siedziby w krótkich odstępach potrafią poprzedzać porzucenie spółki.
• Prośba o przelew na inny rachunek niż zgłoszony na białej liście albo na konto osoby trzeciej.
• Opinie rynku. Podwykonawcy i byli dostawcy z tej samej branży zwykle wiedzą o problemach płatniczych na długo przed rejestrami.

Weryfikacja ciągła, nie jednorazowa

Firma wiarygodna w styczniu może być niewypłacalna w październiku. Przy stałej współpracy z odroczonym terminem ustaw sobie prosty rytm: co kwartał odśwież raport BIG dla kluczowych odbiorców, obserwuj terminowość ich bieżących płatności i reaguj na pierwsze przesunięcia. Opóźnienia rzadko pojawiają się nagle, zwykle najpierw wydłużają się o kilka dni, potem o kilka tygodni. Mechanizm tego zjawiska opisaliśmy szerzej w artykule o zatorach płatniczych w Polsce.

Co zrobić, gdy kontrahent jest duży, ale płaci po 60 dniach

Weryfikacja czasem daje wynik pozornie paradoksalny: kontrahent jest w pełni wypłacalny, tylko po prostu płaci późno, bo może. W takiej sytuacji problemem nie jest ryzyko kredytowe, ale zamrożona gotówka. To dokładnie scenariusz, w którym działa faktoring dla firm: wystawiasz fakturę na giełdę faktur, faktorzy i inwestorzy licytują się o jej sfinansowanie, a zaliczka do 90% kwoty trafia na konto zwykle w ciągu doby. Co istotne, dobra weryfikacja kontrahenta procentuje podwójnie: im lepszy scoring dłużnika, tym niższe dyskonto zaproponują finansujący. Jeżeli zależy Ci na dyskrecji wobec odbiorcy, cesję można przeprowadzić w modelu cichym, bez zawiadamiania dłużnika, jak w usłudze faktoring cichy.

Checklista przed każdą fakturą z odroczonym terminem

1. Potwierdź istnienie firmy i reprezentację w CEIDG lub KRS.
2. Sprawdź status VAT i rachunek na białej liście.
3. Zajrzyj do Krajowego Rejestru Zadłużonych.
4. Przy kwotach powyżej kilku tysięcy złotych pobierz raport z BIG.
5. Przejrzyj sprawozdanie finansowe w eKRS, jeśli to spółka.
6. Ustal limit kredytu kupieckiego dla tego klienta i się go trzymaj.

Dwadzieścia minut pracy z rejestrami eliminuje większość najdroższych błędów. A tam, gdzie ryzyka nie da się wykluczyć, można je przynajmniej przenieść: sprzedaż wierzytelności oddaje czekanie na przelew temu, kto zawodowo wycenia takie ryzyko.