Niezapłacone faktury powyżej 90 dni: ulga na złe długi w VAT, PIT i CIT

Po upływie 90 dni od terminu płatności niezapłaconej faktury możesz skorzystać z ulgi na złe długi: skorygować VAT należny na podstawie art. 89a ustawy o VAT oraz zmniejszyć podstawę opodatkowania w podatku dochodowym na podstawie art. 26i ustawy o PIT lub art. 18f ustawy o CIT. W obu przypadkach warunek jest ten sam i jest to warunek, który zaskakuje najwięcej osób: wierzytelność nie może być uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie.

Dla firmy oznacza to konkretne pieniądze. Przy fakturze na 50 000 zł netto podatek VAT wynosi 11 500 zł, a Ty zapłaciłeś go do urzędu w miesiącu wystawienia dokumentu, choć na konto nie wpłynęła ani złotówka. Ulga na złe długi pozwala te 11 500 zł odzyskać, a podatek dochodowy od nieotrzymanego przychodu obniżyć. Poniżej rozkładamy oba mechanizmy na czynniki pierwsze, wraz z terminami, wyjątkami i tym, co dzieje się po stronie dłużnika.

Ten artykuł opisuje stan prawny w zakresie zasad ogólnych i nie zastępuje porady podatkowej. Konkretne rozliczenie potwierdź ze swoim księgowym, zwłaszcza przy transakcjach z konsumentami i podmiotami zagranicznymi.

Ile trzeba czekać: 90 dni od terminu płatności

Licznik startuje od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie, a nie od daty wystawienia dokumentu. Faktura wystawiona 1 marca z terminem 30 dni ma termin płatności 31 marca, więc 90. dzień wypada pod koniec czerwca. Dopiero wtedy nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną.

Obie ulgi liczą te same 90 dni, ale różnią się pozostałymi warunkami i momentem rozliczenia:

Ta różnica dwóch i trzech lat bywa kosztowna. Zdarza się, że firma przypomina sobie o starej wierzytelności w trzecim roku: VAT jeszcze da się odzyskać, podatku dochodowego już nie.

Ulga na złe długi w VAT: kto i jak koryguje

Wierzyciel koryguje podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Nie jest to korekta wstecz: nie poprawiasz starej deklaracji, tylko zmniejszasz VAT należny w bieżącym JPK_V7, wykazując fakturę ze stosownym oznaczeniem.

Żeby skorzystać z korekty, na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji musisz być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, a od daty wystawienia faktury nie mogą upłynąć 3 lata liczone od końca roku, w którym ją wystawiono. Faktura z 2023 roku daje więc czas do końca 2026 roku.

Osobne zasady obowiązują przy sprzedaży na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT, czyli głównie konsumentów. Tam sama zwłoka nie wystarczy. Korekta jest możliwa, gdy wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo wpisana do prowadzonego na poziomie krajowym rejestru długów, albo gdy wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką. W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży konsumenckiej najpierw trzeba coś zrobić z długiem, a dopiero potem sięgać po ulgę.

Jeżeli po dokonaniu korekty kontrahent jednak zapłaci, masz obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. To samo dotyczy sytuacji, w której wierzytelność zbędziesz, i o tym piszemy szerzej niżej.

Ulga na złe długi w PIT i CIT

W podatku dochodowym mechanizm wygląda podobnie, ale rozlicza się go w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od terminu zapłaty. Zmniejszasz podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności, która została wcześniej zaliczona do przychodów należnych i pozostaje nieuregulowana oraz niezbyta.

Warunki są trzy i muszą być spełnione łącznie: dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani w likwidacji; od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie upłynęły 2 lata; transakcja dotyczy działalności gospodarczej, a przychody z niej podlegają opodatkowaniu w Polsce.

Jeśli kwota zmniejszenia przewyższa podstawę opodatkowania w danym roku, nieodliczoną część rozliczasz w kolejnych latach, nie dłużej jednak niż przez 3 lata licząc od końca roku podatkowego, w którym prawo do ulgi powstało. Warto też pamiętać, że tej samej wierzytelności nie rozliczysz dwa razy: skorzystanie z ulgi wyklucza zaliczenie jej do kosztów na innej podstawie.

Obowiązki dłużnika: druga strona tej samej ulgi

Ulga na złe długi nie jest jednostronnym przywilejem wierzyciela. Po stronie dłużnika działa lustrzany, obowiązkowy mechanizm. W VAT nabywca, który nie zapłacił faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności, ma obowiązek skorygować odliczony wcześniej podatek naliczony w JPK_V7 za okres, w którym upłynął 90. dzień. Nie jest to opcja, tylko obowiązek, i nie zależy od tego, czy wierzyciel ze swojej ulgi skorzystał.

Analogicznie w podatku dochodowym dłużnik zwiększa podstawę opodatkowania o wartość niezapłaconego zobowiązania. Po uregulowaniu faktury obie korekty odwraca się w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata.

Ten symetryczny mechanizm bywa w praktyce najskuteczniejszym argumentem w rozmowie z opieszałym kontrahentem. Uprzejma informacja, że po 90 dniach będzie musiał oddać odliczony VAT, działa na dział księgowości po drugiej stronie znacznie mocniej niż kolejne przypomnienie mailem. Jeżeli monity i tak przestały działać, kolejnym krokiem jest uporządkowane dochodzenie należności od kontrahenta, zanim sprawa trafi do sądu.

Czy niezapłacona faktura jest kosztem uzyskania przychodu

Samo to, że kontrahent nie zapłacił, nie czyni z wierzytelności kosztu podatkowego. Wystawca faktury sprzedażowej wykazał już przychód należny i to jego koryguje ulgą na złe długi, a nie kosztami. Zaliczenie wierzytelności bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu jako nieściągalnej wymaga odrębnej, mocniejszej przesłanki, na przykład udokumentowania nieściągalności postanowieniem organu egzekucyjnego o bezskuteczności egzekucji albo postanowieniem sądu w postępowaniu upadłościowym.

W praktyce ścieżka wygląda więc tak: najpierw ulga na złe długi po 90 dniach, potem, jeżeli windykacja okaże się bezskuteczna, ewentualne odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej na podstawie odpowiedniego dokumentu. Tej samej kwoty nie rozliczysz jednak dwukrotnie.

Osobna kwestia to przedawnienie. Roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, a bieg terminu przerywa między innymi wniesienie pozwu lub uznanie długu przez dłużnika. Wierzytelność przedawniona nadal istnieje, ale dłużnik może uchylić się od zapłaty, więc czekanie kosztuje.

Sprzedana albo sfinansowana faktura a ulga na złe długi

Tu kryje się pułapka, o której mało kto pamięta, a która ma bezpośrednie znaczenie dla firm korzystających z finansowania należności. Przepisy mówią o wierzytelności, która nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie. Zbycie obejmuje także cesję wierzytelności, czyli podstawę prawną faktoringu.

Wynikają z tego dwie praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, jeżeli sprzedasz fakturę zanim minie 90 dni, ulga na złe długi Ci nie przysługuje. Nie jest to jednak strata, bo ulga służy odzyskaniu podatku od pieniędzy, których nie dostałeś, a przy sprzedaży wierzytelności pieniądze dostajesz. Po drugie, jeżeli najpierw skorzystałeś z ulgi, a dopiero potem zbyłeś wierzytelność, masz obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym doszło do zbycia.

Warto wiedzieć, że sposób liczenia tej korekty przy sprzedaży wierzytelności poniżej wartości nominalnej bywa sporny: organy podatkowe oczekują zwykle korekty w pełnej wysokości wcześniejszego odliczenia, a sądy administracyjne w części orzeczeń dopuszczają ujęcie proporcjonalne do faktycznie uzyskanej ceny. Jeżeli planujesz taką operację, ustal podejście z księgowym przed transakcją, a nie po niej.

Osobnego omówienia wymaga faktoring niepełny, czyli z regresem. Wierzytelność zostaje przeniesiona na finansującego, ale w razie braku zapłaty może wrócić do Ciebie w drodze cesji zwrotnej. Skutki podatkowe zależą wtedy od treści umowy i momentu zwrotu, dlatego jest to jeden z tych przypadków, w których warto poprosić księgowego o pisemne stanowisko. Podstawy rozliczenia sprzedaży należności opisujemy szerzej w artykule o sprzedaży wierzytelności a VAT i PCC, a samo ujęcie księgowe finansowania w poradniku jak księgować faktoring.

Co zrobić, zanim faktura stanie się złym długiem

Ulga na złe długi jest narzędziem naprawczym. Odzyskujesz podatek, ale nie odzyskujesz pieniędzy ani kwartału, w którym ich nie miałeś, a firma zdążyła już sfinansować cudzy kredyt kupiecki z własnego kapitału obrotowego. Dlatego w firmach z długimi terminami płatności bardziej opłaca się działać przed terminem niż po nim.

Praktycznie sprowadza się to do trzech rzeczy. Sprawdzaj kontrahenta przed wystawieniem faktury z odroczonym terminem, zwłaszcza przy pierwszej większej transakcji, o czym piszemy w poradniku jak sprawdzić kontrahenta. Pilnuj, żeby faktura miała jednoznaczny termin płatności, bo to od niego liczy się każdy z opisanych wyżej terminów. I nie trzymaj całej płynności w jednym odbiorcy.

Trzecia droga to zamiana należności na gotówkę od razu po wystawieniu dokumentu. Zamiast czekać 60 dni, a potem kolejne 90 na prawo do korekty, finansujesz fakturę i dostajesz zaliczkę do 90% jej wartości zwykle w ciągu doby. Jak wygląda taki proces, opisuje strona faktoring online dla firm, koszt konkretnej faktury policzysz w kalkulatorze faktoringu, a sam mechanizm sprzedaży dokumentu wyjaśnia strona sprzedaż faktur. Co robić, gdy faktura już jest po terminie, opisujemy w artykule o tym, co zrobić, gdy kontrahent nie zapłacił faktury.

Najczęstsze pytania

Po ilu dniach można skorzystać z ulgi na złe długi?

Po 90 dniach liczonych od dnia upływu terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie, a nie od daty wystawienia dokumentu. Ten sam termin obowiązuje w VAT oraz w podatku dochodowym. W VAT korektę ujmujesz w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień, w PIT i CIT w zeznaniu za rok podatkowy, w którym ten dzień wypadł.

Czy niezapłacona faktura jest kosztem uzyskania przychodu?

Sama zwłoka kontrahenta nie wystarczy. Wystawca faktury sprzedażowej wykazał przychód należny i koryguje go ulgą na złe długi, a nie kosztami. Zaliczenie wierzytelności do kosztów jako nieściągalnej wymaga dokumentu potwierdzającego nieściągalność, na przykład postanowienia o bezskuteczności egzekucji, i wyklucza jednoczesne skorzystanie z ulgi na tę samą kwotę.

Czy trzeba mieć wyrok sądu, żeby odzyskać VAT z niezapłaconej faktury?

Przy sprzedaży na rzecz czynnego podatnika VAT nie: wystarczy upływ 90 dni od terminu płatności i spełnienie warunków formalnych. Wyrok albo wpis do rejestru długów jest wymagany dopiero przy sprzedaży na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT, czyli głównie konsumentów, gdzie sama zwłoka nie uprawnia do korekty.

Co musi zrobić dłużnik, który nie zapłacił faktury w 90 dni?

Ma obowiązek skorygować odliczony wcześniej VAT naliczony w JPK_V7 za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności, oraz zwiększyć podstawę opodatkowania w podatku dochodowym o wartość niezapłaconego zobowiązania. Obowiązek istnieje niezależnie od tego, czy wierzyciel skorzystał ze swojej ulgi. Po zapłacie obie korekty się odwraca.

Czy po sprzedaży faktury nadal przysługuje ulga na złe długi?

Nie. Ulga dotyczy wyłącznie wierzytelności nieuregulowanej i niezbytej w jakiejkolwiek formie, a cesja wierzytelności jest zbyciem. Jeżeli skorzystałeś z ulgi wcześniej, a dopiero potem zbyłeś wierzytelność, musisz zwiększyć podstawę opodatkowania i podatek należny w okresie, w którym doszło do zbycia. Sposób liczenia tej korekty przy sprzedaży poniżej wartości nominalnej bywa sporny, więc warto ustalić go z księgowym przed transakcją.

Ile lat wstecz można rozliczyć ulgę na złe długi?

W VAT do 3 lat licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę. W podatku dochodowym do 2 lat liczonych tak samo. Oznacza to, że przy starszych wierzytelnościach prawo do korekty dochodowej wygasa wcześniej niż prawo do korekty VAT, a niewykorzystaną część zmniejszenia w PIT lub CIT można rozliczać jeszcze przez 3 lata od powstania prawa do ulgi.

Kiedy przedawnia się niezapłacona faktura między firmami?

Roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach. Bieg terminu przerywa między innymi wniesienie pozwu, wszczęcie mediacji lub uznanie długu przez dłużnika. Wierzytelność przedawniona nadal istnieje, ale dłużnik może skutecznie uchylić się od zapłaty, dlatego zwlekanie z dochodzeniem należności realnie kosztuje.