Zatory płatnicze w agencjach marketingowych: jak utrzymać płynność przy 60-dniowych terminach

Agencja marketingowa ma nietypowy problem z gotówką: im lepiej idzie sprzedaż, tym większa dziura w kasie. Budżet mediowy trzeba zasilić przed startem kampanii, freelancerów i producentów opłacić w 7 do 14 dni, a faktura do klienta ma termin 60 dni i przechodzi jeszcze przez akceptację w jego centrali. Między wypływem a wpływem powstaje luka, którą agencja finansuje z własnej kieszeni.

Ten tekst pokazuje, jak tę lukę policzyć, jakie zapisy w umowie z klientem realnie ją skracają i jak sfinansować wystawioną fakturę bez zaciągania kredytu.

Skąd bierze się luka gotówkowa w agencji

Weźmy typowy projekt: kampania o budżecie mediowym 80 000 zł i wynagrodzeniu agencji 20 000 zł. Media opłacasz w dniu startu, produkcję kreacji rozliczasz dwa tygodnie później, a fakturę na 100 000 zł wystawiasz na koniec miesiąca z terminem 60 dni. Realnie pieniądze wracają po około 75 dniach od pierwszego wypływu, jeśli klient płaci punktualnie.

Przez te 75 dni agencja utrzymuje na koncie kwotę, która nie jest jej marżą, tylko cudzym budżetem mediowym. Przy trzech takich projektach naraz mówimy o ćwierć miliona złotych zamrożonych w cyklu rozliczeniowym. To dlatego agencje z pełnym portfelem zleceń potrafią mieć problem z wypłatą pensji, a właściciel odmawia czwartego projektu nie z braku ludzi, tylko z braku gotówki.

• Media buy z góry: platformy reklamowe rozliczają się natychmiast lub w krótkim terminie.
• Podwykonawcy: graficy, montażyści i twórcy oczekują zapłaty w 7 do 14 dni.
• Produkcja i eventy: zaliczki na sprzęt, druk i lokalizację płacisz przed wydarzeniem.
• Akceptacja faktury: u dużego klienta obieg dokumentu potrafi dodać dwa tygodnie do i tak długiego terminu.

Policz swój cykl konwersji gotówki

Zanim sięgniesz po jakiekolwiek finansowanie, zmierz skalę problemu. Najprostszy wskaźnik to liczba dni między średnim wypływem gotówki na projekt a średnim wpływem od klienta. Wystarczy zestawienie z ostatnich sześciu miesięcy: data pierwszego kosztu projektu, data wystawienia faktury, data faktycznego wpływu.

Interesują Cię trzy liczby: rzeczywisty średni termin zapłaty (a nie ten z umowy), rozrzut między klientami oraz maksymalna kwota jednocześnie zamrożona w cyklu. Ta trzecia mówi, ile kapitału obrotowego agencja musi mieć, żeby w ogóle bezpiecznie działać przy obecnym portfelu. Jeśli wychodzi więcej niż stan konta, masz odpowiedź, dlaczego każdy większy przetarg wywołuje stres zamiast radości.

Zapisy w umowie, które realnie skracają terminy

Zanim zaczniesz finansować lukę, spróbuj ją zmniejszyć. W praktyce agencyjnej działają cztery rzeczy:

• Refaktura mediów z osobnym, krótszym terminem. Rozdziel wynagrodzenie agencji od budżetu mediowego i dla samych mediów zapisz termin 14 dni albo przedpłatę. Klienci akceptują to częściej, niż się wydaje, bo rozumieją, że nie finansujesz im reklamy z własnych pieniędzy.
• Rozliczenie etapowe. Zamiast jednej faktury po projekcie wystawiaj faktury po kamieniach milowych: strategia, produkcja, emisja. Gotówka wraca partiami, a nie po wszystkim.
• Zaliczka na start. 30% przy podpisaniu umowy pokrywa zwykle koszty produkcji, które ponosisz jako pierwsze.
• Odsetki ustawowe za opóźnienie wpisane wprost. Sam zapis rzadko trafia do windykacji, ale zmienia priorytet Twojej faktury w kolejce do zapłaty u klienta.

Warto też uporządkować sam obieg dokumentu: ustal z klientem, kto akceptuje fakturę, na jaki adres ją wysyłać i jakie załączniki są wymagane. Faktura odesłana do poprawki po trzech tygodniach to w praktyce kolejne 21 dni kredytowania klienta.

Kiedy warto po prostu sfinansować fakturę

Negocjacje terminów mają granicę. Duża sieć handlowa czy korporacja nie zmieni polityki płatniczej dla agencji o obrotach kilku milionów złotych. W tym momencie sensowniejsze jest sfinansowanie już wystawionej faktury, czyli zamiana należności na gotówkę przed terminem.

Na giełdzie faktur wygląda to tak: zgłaszasz wystawioną fakturę, konkurujący faktorzy i inwestorzy licytują dyskonto w dół, a Ty wybierasz najlepszą ofertę i odbierasz do 90% kwoty, mediana wypłaty to 19 godzin. O warunkach decyduje głównie wypłacalność Twojego klienta, nie wiek ani bilans agencji, więc młode studio obsługujące dużą markę dostaje sensowne oferty także wtedy, gdy bank nie dałby mu kredytu obrotowego. Szczegóły dla tej branży zebraliśmy na stronie faktoring dla agencji marketingowej.

Kluczowa różnica wobec kredytu: nie zaciągasz zobowiązania, tylko sprzedajesz własną należność, więc finansowanie skaluje się razem z portfelem zleceń, a nie z historią kredytową firmy. Dlaczego to nie obciąża zdolności kredytowej, tłumaczymy w tekście czy faktoring obniża zdolność kredytową.

Ile to kosztuje i kiedy się opłaca

Koszt to abonament planu (od 149 zł miesięcznie z prowizją 1,9%, przez 390 zł z prowizją 1,2%, po 990 zł z prowizją 0,9%) oraz dyskonto ustalone w aukcji, typowo 0,9 do 1,4% za 30 dni. Dla faktury 100 000 zł z terminem 60 dni i dyskontem 1,2% miesięcznie koszt finansowania wynosi około 2 400 zł, czyli 2,4% kwoty.

Czy to dużo, zależy od tego, co robisz z odzyskaną gotówką. Jeśli pozwala przyjąć kolejny projekt z marżą 20%, rachunek zamyka się na Twoją korzyść w pierwszym tygodniu. Jeśli ma tylko pokryć bieżące koszty, które i tak sfinansowałbyś z rezerwy, taniej jest poczekać. Policz to dla własnych liczb w kalkulatorze faktoringu. Najtańszym wariantem jest faktoring z regresem, w którym ryzyko braku zapłaty zostaje po stronie agencji, a przy nowym kliencie bez historii płatniczej rozważ wariant pełny, opisany na stronie faktoring pełny i niepełny.

Czy klient dowie się, że finansuję fakturę

Nie musi. W wariancie cichym kontrahent nie otrzymuje zawiadomienia o cesji i płaci Ci na dotychczasowych zasadach. To najczęstszy wybór agencji, które opierają przychód na jednym lub dwóch dużych klientach i wolą nie wysyłać żadnego sygnału o swojej sytuacji finansowej. Mechanizm opisujemy na stronie faktoring cichy.

Płynność to jeszcze nie wzrost

Zamknięcie luki gotówkowej usuwa hamulec, ale nie dodaje gazu. Agencja, która przestała kredytować klientów, zwykle staje przed pytaniem, w co zainwestować odzyskany kapitał. Odpowiedź zależy od modelu: część firm dokłada do zespołu, część do własnych narzędzi, a część do budowania popytu na siebie, na przykład testując współpracę z twórcami, którzy realnie docierają do klientów Twojej marki, zamiast wyłącznie sprzedawać cudze kampanie.

Niezależnie od kierunku zasada jest ta sama: najpierw stabilny cash flow, potem inwestycja. Jak wybrać dostawcę finansowania, opisujemy w poradniku faktoring: jak wybrać, a porównanie największych faktorów online znajdziesz w zestawieniu ranking firm faktoringowych. Treści w serwisie mają charakter informacyjny i nie stanowią porady finansowej.